organizowane przez jednostki PL

ZASADY

– ORGANIZOWANIE KONFERENCJI, SYPOZJÓW, SEMIANRIÓW, WORKSHOP’ÓW KRAJOWYCH.                                                                                     

W związku z brakiem informacji dotyczących organizowania  / współorganizowania konferencji, sympozjów, workshop’ów, itp. przez wydziały, instytuty i katedry PL przypominam, że obowiązuje Zarządzenie Rektora Nr R – 24/2011 z dnia 18 kwietnia – w sprawie trybu i warunków organizacji, rozliczania oraz zasad uczestnictwa w krajowych konferencjach, sympozjach i seminariach.

W przypadku braku informacji nt. organizowanych konferencji w Biurze Współpracy z Zagranicą i BN nie będą one brane pod uwagę przy sporządzanych sprawozdaniach uczelnianych, jak również nie będą dokonywane opłaty w związku z uczestnictwem w tej konferencji.

Organizując konferencje, sympozja, workshop’y należy również przestrzegać Ustawę „Prawo Zamówień Publicznych” zgodnie z obowiązującym  Zarządzeniem  Rektora PL.

 

Prawidłowa procedura przy organizowaniu konferencji, sympozjów, itp. powinna polegać na:

  1. Dziekani i Kierownicy Katedr poszczególnych wydziałów sporządzają roczne plany organizowanych konferencji, sympozjów itp., i przesyłają do Biura Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych (zgodnie z obowiązującym zarządzeniem) oraz Biura Zamówień Publicznych w terminie do 15 lutego każdego roku.
  2. Plan winien zawierać: miejsce i datę organizowanej konferencji, przybliżony koszt (usługi hotelowe – jeśli dotyczy, wyżywienie oraz inne koszty towarzyszące).
  3. Wypełnione zapotrzebowanie wraz z określeniem szacunkowych kosztów, opisem przedmiotu zamówienia, uzasadnieniem wyboru miejsca organizacji przedsięwzięcia (nazwa miejscowości) należy przedłożyć w Biurze Zamówień Publicznych nie później niż 2 miesiące przed planowanym terminem organizowanej konferencji, sympozjum itp.
  4. Ocena, czy organizacja danej konferencji podlega Ustawie PZP należy do Kierownika Biura ZP. Przy ocenie pod uwagę będzie brana wartość zamówienia oraz roczny plan organizowanych konferencji, sympozjów. Należy zaznaczyć, że nie wszystkie organizowane konferencje będą podlegały sumowaniu wartości zamówienia w skali uczelni. Decydować o tym będzie wartość, czas i miejsce organizowanej konferencji.
  5. Jednostką właściwą do przeprowadzenia postępowania jest Biuro Zamówień Publicznych, które przeprowadza postępowanie na organizację wszystkich konferencji podlegających Ustawie PZP czyli powyżej 14.000 tys. Euro.
  6. Jednostka organizacyjna konferencji, sympozjów itp. w porozumieniu z Biurem Współpracy z Zagranicą  i BN przeprowadza postępowanie (konkurs ofert), których koszt organizacji nie przekroczy 14.000,00 Euro.

 

  • Zarządzenie Nr R – 24/2011 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 18 kwietnia 2011r. w sprawie trybu i warunków organizacji, rozliczania oraz zasad uczestnictwa w krajowych konferencjach, sympozjach i seminariach,
  • Zarządzenie Nr R – 47/2011 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 31 sierpnia 2011 r. w sprawie postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Politechnice Lubelskiej.